Document Management

DM
  


Disponiamo di struttura operativa e competente nell’ambito del document management, che provvede mediante propri esperti ad effettuare una prima analisi delle esigenze del cliente, sulla base delle quali redige un progetto di fattibilità finalizzato a disegnare tra l’altro il processo gestionale da mettere in campo.

Il progetto, se approvato nelle linee essenziali, si tramuta in offerta economica con dettaglio di tutti i servizi ed energie che l’azienda metterà in campo per svolgere il proprio servizio con elevati Livelli di Qualità.

In linea di principio le attività di organizzazione dell’archivio documentale possono essere svolte direttamente presso il cliente, nei casi in cui sia espressamente richiesto, ovvero quando la documentazione non è organizzata in modo adeguato per consentirne la classificazione presso

il nostro centro operativo di lavorazione. In tutti gli altri casi, preferiamo e proponiamo la lavorazione presso le nostre strutture che sono già attrezzate con gli spazi necessari a gestire e movimentare archivi di grandi dimensioni.

Quando l’archivio è classificato ed organizzato (fascicoli, cartelle, confezioni, scatole), censite, inventariate e codificate, è possibile procedere al trasferimento in nostra struttura di stoccaggio, dove l’archivio sarà custodito e conservato in modo sicuro.

Attraverso il nostro sistema informativo il cliente, potrà effettuare prenotazioni per il recupero di fascicoli/confezioni, di suo interesse e richiederne la «scan on demand» per l’invio in elettronico di copia, ovvero l’invio di copia fotostatica per posta, nonché la consegna/spedizione del fascicolo originale.

I clienti che hanno richiesto la digitalizzazione dell’archivio, mediante la nostra piattaforma di ricerca, possono consultare via Web ed  in tempo reale i fascicoli di loro interesse.

Le procedure di accesso all’archivio digitale sono rigorosissime e prevedono elevatissimi standard di sicurezza sia per l’autenticazione che per la trasmissione delle informazioni digitalizzate.

In conclusione, il servizio offerto è un «total outsourcing» permette al cliente di trasformare il suo archivio cartaceo (freddo) in un archivio digitale (caldo), consultabile con criteri di ricerca strutturati nonché liberi, ottimizzando i tempi e migliorando l’efficienza.